Si nos seguís desde hace tiempo, habréis notado que estos últimos meses hemos estado más callados de lo habitual. No ha sido por desidia. Ha sido exactamente lo contrario: hemos estado trabajando más duro que nunca, pero hacia dentro — reconstruyendo desde los cimientos la forma en que nos comunicamos con nuestros clientes y con el mundo del agility. Este post es para contaros qué ha pasado, qué hemos construido y por qué todo va a ser mejor a partir de ahora.
Antes del Covid
Antes de la pandemia, nuestra forma de trabajar era simple: viajábamos. Todos los fines de semana estábamos en una competición, en un país distinto, montando, vendiendo, hablando con vosotros cara a cara. Y funcionaba. La fábrica era lo suficientemente pequeña como para que pudiéramos estar fuera sin que nada se descontrolara.
Después del Covid, la realidad cambió. La producción había crecido hasta un punto en el que ya no podíamos permitirnos estar fuera: la fábrica nos necesitaba presentes, mucho más de lo que nos hubiera gustado. Y la organización interna empezó a pesar más que cualquier otra cosa.
Los 200.000 € que no podíamos pagar
Hicimos lo que hace cualquier empresa en esa situación: pedir presupuestos para un sistema de software adaptado al volumen que manejábamos. La respuesta fue siempre la misma: cerca de 200.000 €. Inasumible para nosotros.
Así que optamos por el camino intermedio: desarrollamos un software más pequeño, que nos costó unos 40.000 €… y que nunca llegó a funcionar del todo bien. El resultado fue el peor de los mundos: habíamos pagado por una herramienta y, aun así, seguíamos teniendo que trabajar mucho más duro de lo necesario en la organización de la fábrica, porque no había software que nos ayudara de verdad.
Yo soy un verdadero experto en tecnología, pero no soy programador. Sabía exactamente qué necesitábamos — lo había vivido cada día en la fábrica — pero no podía construirlo con mis propias manos.
Hasta este año.
Tres meses encerrado en casa
Cuando empezamos a entender lo que la inteligencia artificial podía hacer en el desarrollo de software, lo vi claro: por primera vez, alguien con mi perfil — experto en tecnología, conocedor profundo del problema, pero sin ser programador — podía construir un sistema serio.
Así que me encerré en casa durante tres meses, 24/7, a desarrollar.
Primero construí mi propia infraestructura: servidores, bases de datos, sistemas de agentes de IA que me ayudan a programar, probar y mantener el código. Y sobre esa infraestructura, desarrollé el software de producción completo, con todo integrado.
Durante ese tiempo, como muchos sabéis, tuvimos algunos problemas externos ya conocidos, y recibimos ciertas críticas en Facebook de las cuales muchas no fueron justas — y puedo demostrarlo. Pero no estoy aquí para hablar de eso. Estoy aquí para contaros lo que tenemos ahora.
Lo que hemos construido
Hoy, Galican funciona sobre una plataforma de gestión propia, construida a medida de nuestra fábrica — no al revés. Esto es lo que hace, en lenguaje normal:
Del pedido a la puerta de salida, sin papel. Cada pedido que entra se convierte automáticamente en órdenes de fabricación. Cada soldador, cada puesto de corte, cada costurera, cada montador ve en una tablet en su puesto de trabajo exactamente lo que tiene que hacer, en qué orden y para cuándo. Cuando un operario termina un paso, lo marca en la tablet y el sistema entero lo sabe al instante: qué se ha hecho, qué falta, qué material se ha consumido.
Planificación real de la fábrica. El sistema calcula la carga de trabajo de cada sección (soldadura, corte, costura, lacado, montaje) semana a semana, y nos dice qué podemos fabricar y cuándo. Los materiales se descuentan solos del stock, y el sistema avisa de qué hay que comprar antes de que falte. Lo que antes llevábamos en la cabeza — y nos quemaba — ahora lo lleva la máquina.
Cada pedido, localizado en todo momento. Cualquier persona del equipo puede escribir «¿cómo va el pedido X?» y el sistema responde línea a línea: qué está fabricado, qué está en producción, en qué fase está cada pieza y cuándo está planificado terminar. Nada de «déjame que pregunte en fábrica».
Un portal para distribuidores y agentes. Nuestros distribuidores y agentes ya no mandan un email y esperan. Entran en su portal, hacen sus presupuestos con sus tarifas, los convierten en pedido, y ven el estado de sus pedidos en vivo, con el mismo detalle que lo vemos nosotros dentro. Incluso tienen un asistente al que pueden preguntar directamente «¿cómo va mi pedido?» y les responde con los datos reales de fábrica, en su idioma. Y para los distribuidores más técnicos, hay una API para conectar sus propios sistemas con el nuestro.
El control del dinero. Los cobros se concilian contra los pedidos de forma asistida, los anticipos se controlan solos, y sabemos en todo momento qué está pagado, qué está pendiente y qué tiene que salir.
Y por fin, un sistema de soporte que funciona. Esta era nuestra asignatura pendiente, y lo sabemos. Antes, un mensaje podía llegar por email, por Facebook, por WhatsApp, por la web… y depender de quién lo viera y cuándo. Se nos escapaban cosas. Ahora todo entra en el mismo sitio: cada email, cada mensaje de Facebook o Messenger, cada consulta desde el portal se convierte automáticamente en un ticket clasificado y asignado a una persona concreta, con seguimiento hasta que se cierra. Un sistema de IA lee cada mensaje nada más llegar, lo clasifica por urgencia y tema, y nos avisa al momento de lo importante. Si algo lleva demasiado tiempo sin respuesta, el sistema lo reescala solo. Hoy puedo decir con la mano en el corazón: ningún mensaje se queda sin respuesta. Y si escribes desde el portal, ni siquiera hace falta que preguntes: el asistente te dice cómo va tu pedido al instante, con los datos reales de fábrica.
Y el cambio más duro, y el mejor: logística separada de fábrica. Ha sido el cambio organizativo más difícil que hemos hecho nunca, y también el que más nos ha costado implantar. Pero hoy es lo mejor que tenemos: lo que está terminado y lo que está en producción ya no se mezcla, cada pedido que sale está verificado, y el control sobre lo que sale por la puerta es total. Antes, el caos de la fábrica se colaba en los envíos. Ahora es físicamente imposible que eso pase.
Todo esto no lo ha comprado una consultora. Lo hemos construido nosotros, en casa, en meses, por una fracción minúscula de lo que nos presupuestaron. Y lo más importante: es nuestro, lo conocemos hasta el último tornillo, y mejora cada semana.
Volver a estar cerca de vosotros
Pero el software solo es la mitad de la historia.
La verdad es que, aun con todo esto funcionando, vemos que todavía no podemos volver a viajar como lo hacíamos antes. Y después de casi seis años sin poder viajar lo suficiente, hemos llegado a una conclusión clara: tenemos que volver a estar cerca de la gente. Y eso, hoy, solo se consigue de una manera: haciendo en Europa lo que ya hacemos en el resto del mundo — vender a través de distribuidores y agentes, nunca directamente.
Por eso ahora somos menos personas en la oficina, pero somos cada vez más personas cerca de vosotros: una red de agentes y distribuidores en toda Europa que conocen el producto, que hablan vuestro idioma, que están en vuestras competiciones y que os pueden atender como nosotros ya no podíamos hacerlo en persona. Ellos ponen la cara y el trato; nosotros ponemos la fábrica, el software y el soporte detrás.
Es el mismo espíritu de cuando viajábamos cada fin de semana, pero multiplicado por veinte países.
Qué significa esto para ti
- Si eres cliente: tu distribuidor o agente te atiende directamente, con mejor precio de envío, en tu idioma y con el respaldo de toda nuestra fábrica detrás. El estado de tu pedido deja de ser una incógnita.
- Si eres distribuidor o agente: tienes un portal con tus tarifas, presupuestos en minutos, estado de pedidos en vivo y una fábrica que por fin funciona como un reloj.
- Si nos sigues desde hace años: gracias por aguantar. Hemos pasado seis años muy duros para llegar hasta aquí, y por fin podemos decir que lo que viene ahora es lo mejor que hemos tenido nunca.
Nos vemos en las pistas — ahora sí, de la mano de la gente que está cerca de vosotros.
Jaime
Galican
